Als een factuur onbetaald blijft, wijst u uw klant er eerst vriendelijk op dat de openstaande rekening nog openstaat. In sommige gevallen kan het voorkomen dat de betaling nog steeds uitblijft en dan zit u met een rekening die niet is betaald. Wat volgt is de incassobrief die de klant zal ontvangen om hem er aan te herinneren dat hij moet betalen. Zo’n incassobrief is ook wel bekend als de “14 dagen sommatie” of “veertiendagenbrief”. In zo’n incassobrief moet de schuldeiser de schuldenaar waarschuwen voor de wettelijke incassokosten die verschuldigd zijn mocht er niet binnen de termijn worden betaald. De klant moet op grond van de wet minimaal 14 dagen de tijd krijgen om nog te kunnen betalen. De vraag is dan wanneer begint de termijn van 14 dagen? En hoe dient dit aan de consument duidelijk te worden gemaakt?
Deze en andere vragen heeft het kantongerecht aan de Hoge Raad voorgelegd, hierover is een prejudiciële uitspraak gedaan in een arrest van afgelopen vrijdag 25 november (ECLI:NL:HR:2016:2704). De belangrijkste punten uit het arrest zullen hieronder samengevat aan de orde komen.
Artikel 6:96 van het BW die verplicht om de consument te waarschuwen voor bijkomende incassokosten stelt een termijn van minimaal 14 dagen. De Hoge Raad heeft geoordeeld dat dit termijn pas begint indien de brief is ontvangen door de geadresseerde en niet eerder. De consument als schuldenaar moet duidelijk gewezen worden op het feit dat hij de volledige 14 dagen de tijd heeft om het verschuldigde te betalen.
Misleidende en verwarrende teksten zoals “binnen veertien dagen na heden” of “binnen veertien dagen na verzending van deze brief” zijn wettelijk niet juist. Het gevolg hiervan is dat de incassokosten niet wettelijk verschuldigd zijn nadat de termijn is verstreken. Twee voorbeelden hoe het juist geformuleerd is “binnen veertien dagen vanaf de dag nadat deze brief bij u is bezorgd” of “binnen vijftien dagen nadat deze brief bij u is bezorgd”. Mocht een onjuiste brief zijn verstuurd dient voor aanspraak op de wettelijke incassokosten de termijn verstreken te zijn van een nieuwe, juiste incassobrief die aan de consument is toegezonden.
Vele uitspraken die betrekking hebben op bijkomende incassokosten zijn verstekvonnissen. Daarbij heeft de schuldeiser de plicht om te bewijzen dat de consument 14 dagen de tijd heeft gehad om het verschuldigde bedrag te voldoen. In beginsel oordeelt de feitenrechter over de duur van de postbezorging, vanaf de dag van verzending door de schuldeiser, in het algemeen redelijkerwijs tot uitgangspunt valt te nemen. Vanwege de strekking van het doel van de incassobrief is het niet onbegrijpelijk dat bij verstekzaken de tweede dag na verzending wordt genomen als ontvangstdatum, waarbij de zondag, maandag en feestdagen niet meetellen.
De Hoge Raad heeft met deze uitspraak veel duidelijkheid gegeven aan een ieder die te maken krijgt met een incassobrief. De consument krijgt dus 14 volledige dagen de tijd om het verschuldigde bedrag te betalen en in de sommatie dient duidelijk de termijn van 14 te worden gesteld met expliciet de vermelding over de hoogte van de kosten bij niet tijdige betaling.
Op onze website kunt u een voorbeeldbrief en een calculator downloaden.
Bastiaan van Helvoirt
(student HBO-rechten aan de hogeschool Windesheim)
